Враховуючи ці особливості, етикет встановлює правила використання e-mail у ділових ситуаціях:
· Пишіть коротко, чітко і зрозуміло. Використовуйте короткі речення та короткі абзаци. Речення мають висловлювати закінчену думку. Викладайте думки у логічній послідовності.
· Стежте за своєю мовою. Перевіряйте правильність написання слів та граматичних конструкцій. Ніколи не виправляйте помилок у чужих електронних листах.
· Уникайте жартів. Без відповідних жестів, пози, тону голосу (які відсутні при електронному спілкуванні) те, що вам здається смішним, може бути розцінене адресатом як "плоске", а ще гірше — вороже чи образливе.
· Використовуйте зручний для читання формат: друкуйте в інтервалі один; між абзацами робіть інтервал два.
· Використовуйте як малі, так і великі (де потрібно) літери. Такий текст читати легше, ніж написаний лише малими або тільки великими літерами. Уникайте використання великих літер для виділення головної думки.
· Використовуйте адекватне, відповідне звертання до особи, якій направляєте лист: електронний діловий лист має в усьому бути діловим та відображати ваш професіоналізм.
· Уникайте прийнятих у неформальному електронному спілкуванні скорочень та "смайликів" ("smileyз"), вони більше підходять для листування з вашими друзями та приятелями.
· Завжди підписуйте свої електронні листи. Ви можете створити автопідпис у своїй програмі електронних листів: ваше ім'я, назва вашої компанії, відповідні адреса, телефон та номер електронної пошти будуть автоматично з'являтися у кінці кожного вашого листа.
Переваги електронної пошти :
ВідповістиВидалити1)Служить дешевшим та зручнішим способом передачі повідомлень приятелям у місті та колегам по всій Земній кулі.
2) Замість того, щоб писати листа, заклеювати його в конверт та опускати його у поштову скриньку, можна послати повідомлення по Internet будь-якому користувачеві.
3)Вона діє дійсно дуже швидко. Повідомлення знаходять адресата за лічені секунди.
4) Користуватися електронною поштою дуже зручно. Не потрібно думати про часові пояси та підраховувати їх перекриття (день або ніч).
5)За допомогою електронної пошти одне і теж саме повідомлення можливо одночасно переслати декільком особам.
6) Можливо робити копії повідомлень, а потім пересилати іншим абонентам.
Недоліки електронної пошти:
1)Неінтерактивність.
2)Можливість доступу для третіх осіб під час пересилки.
3)Негарантований час пересилки.
Переваги звичайної пошти :
1)Можливість написати текст без обмежень.
Недоліки звичайної пошти :
1)Лист може не дійти вчасно .
2) Лист можуть перехватити.
3)Лист може загубитися .
1)Безкоштовный спосіб листування.
ВідповістиВидалити2)Немае обмежень у розмірі листа
3)Можна видправити лист у будь яку країну
4)Можна вібправляти один лист декільком людям
5)Лист доходить дуже швидко
Електронна пошта, або e-mail (англ. electronic mail - електронна пошта) - це служба Інтернету, призначена для пересилання комп'ютерними мережами повідомлень (електронних листів) від деякого користувача одному чи групі адресатів. Разом з текстовим повідомленням можуть бути передані прикріплені до електронного листа файли будь-яких форматів.
ВідповістиВидалитиДо функцій поштового сервера входить виділення певного обсягу дискового простору на комп'ютері-сервері для збереження повідомлень користувача, забезпечення їх отримання та відправлення. При виділенні користувачу відповідних апаратних і програмних ресурсів говорять про створення його електронної поштової скриньки.
Наприклад, поштова адреса pupil@school.region.ua означає, що для користувача pupil створена поштова скринька на сервері з доменним іменем school.regioa.ua. Ім'я користувача, під яким він зареєстрований на сервері електронної пошти, називають логіном (англ. login - вхід до системи).
На комп'ютерах користувачів для отримання послуг електронної пошти встановлюють спеціальні програми - поштові клієнти. Поштові клієнти призначені для підготовки, відправлення, отримання та опрацювання електронних листів, що передаються службою електронної пошти.
Поштові клієнти належать до прикладних програм загального призначення. Популярними є програми Outlook Express, The Bat! Поштові клієнти відрізняються один від одного інтерфейсом та окремими функціями, але використання більшості з них надає користувачам такі можливості:
підготовка тексту листа;
відправлення листа одному Чи групі адресатів;
прикріплення до листа файлів різних форматів;
перевірка орфографії в текстовому повідомленні;
автоматичне додавання електронного підпису;
отримання та зберігання електронних листів;
створення папок для впорядкованого зберігання листів;
інформування користувача про надходження нових листів;
сортування та фільтрація вхідних листів за встановленими правилами;
пересилання отриманих листів іншим адресатам;
цитування тексту отриманого листа у відповіді на нього;
видалення електронних листів;
формування та використання адресної книги - засобу для впорядкованого зберігання поштових адрес та їхнього швидкого введення;
шифрування/дешифрування електронних листів;
включення до листів запиту на підтвердження факту отримання листа адресатом та ін.
РОРЗ (англ. PostOfficeProtocolversion 3 - протокол поштового відділення - визначає правила пересилання поштових повідомлень від поштового сервера до комп'ютера користувача;
SMTP (англ. SimpleMailTransferProtocol - простий протокол пересилання пошти) - визначає правила пересилання поштових повідомлень від комп'ютера користувача до поштового сервера або між поштовими серверами.
Переваги електронної пошти цілком очевидні:
ВідповістиВидалитиПо-перше, вона дешева, частіше дешевше відправки листа і майже дешевша телефонного виклику.
По-друге, вона діє дійсно дуже швидко. Повідомлення знаходять адресата за лічені секунди.
По-третє, користуватися електронною поштою дуже зручно. Не потрібно думати про часові пояси та підраховувати їх перекриття (день або ніч).
По-четверте, за допомогою електронної пошти одне і теж повідомлення можливо одночасно переслати декільком особам.
По-п'яте, можливо робити копії повідомлень, а потім переслати іншим абонентам.
Як і люба інша система сервісних програм, електронна пошта має свої сильні та слабкі сторони. Вона дуже схожа на телефон та традиційну пошту. В таблиці один наведені деякі порівняльні характеристики.